A guia de transporte é um documento fundamental para o transporte de mercadorias em Portugal.
Descubra neste artigo os aspetos mais importantes relacionados com este documento, incluindo a sua emissão, validade, isenções e multas por incumprimento.
O que é uma Guia de Transporte?
A guia de transporte é um documento fiscal que acompanha as mercadorias durante o seu transporte.
Este documento tem como objetivo comprovar a circulação legal de bens em conformidade com a legislação em vigor, ao fornecer informações importantes sobre a carga.
Além disso, este documento é essencial para assegurar a rastreabilidade das mercadorias e evitar situações de fraude fiscal.
Como Funcionam as Guias de Transporte?
As guias de transporte servem para documentar a movimentação legal de mercadorias.
Funcionam como um registo que comprova o transporte dos bens, sendo obrigatoriamente emitidas antes do início da deslocação e comunicadas à Autoridade Tributária (AT) através do Portal das Finanças ou software certificado.
Este processo inclui a disponibilização de informações como remetente, destinatário, descrição da mercadoria, local de carga e descarga e matrícula do veículo.
A comunicação prévia assegura a rastreabilidade e evita multas em caso de fiscalização.
Qual é a Diferença entre Guia de Remessa e Guia de Transporte?
Embora possam parecer semelhantes, estes documentos têm finalidades distintas:
- Guia de transporte: acompanha os bens durante o transporte, sendo comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) antes da sua expedição;
- Guia de remessa: tem caráter comercial, pois pressupõe a existência de uma fatura associada à mercadoria em questão.
Quando é Preciso Guia de Transporte?
De acordo com o Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, é obrigatório emitir uma guia de transporte em todas as situações em que bens sejam transportados.
No entanto, existem algumas exceções. Saiba quais são no ponto a seguir.
Quais são os Critérios para a Isenção de Guias de Transporte?
As situações mais comuns em que não é necessário este documento são o transporte de:
- Bens para uso pessoal ou doméstico do expedidor;
- Bens provenientes de retalhistas que se destinem a consumidores finais (exceto materiais de construção, artigos de mobiliário, entre outros, que são transportados em veículos de mercadorias);
- Bens pertencentes ao ativo imobilizado (por exemplo, equipamentos de uma oficina mecânica);
- Automóveis com matrícula definitiva;
- Resíduos sólidos urbanos, provenientes das recolhas efetuadas pelas entidades ou empresas competentes.
Pode consultar a lista detalhada no artigo 3º do Decreto de Lei nº 147/2003.
Qual é o Prazo Máximo para Faturar Após Emitir uma Guia de Transporte?
As faturas associadas a guias de transporte devem ser comunicadas à Autoridade Tributária no prazo máximo de 5 dias após a sua emissão.
Como Emitir a Guia de Transporte?
Emitir guias de transporte é um processo simples, mas requer atenção aos detalhes. É necessário imprimir e emitir o documento de transporte em triplicado: o original fica para o destinatário, o duplicado para efeitos de fiscalização e o triplicado para arquivar.
Pode-se emitir a guia de transporte em papel, em tipografias autorizadas, ou online, através de software certificado pela AT, software interno da empresa (desde que depois se comunique à AT) ou diretamente no Portal das Finanças.
Quanto Tempo Tem uma Guia de Transporte?
Uma guia de transporte está limitada ao período necessário para a realização do transporte das mercadorias que acompanha. Ou seja, desde a sua emissão até à conclusão do transporte de mercadorias.
Nesse sentido, é essencial proceder à comunicação das guias de transporte à AT antes das mercadorias saírem para a rua.
Qual é a Validade de uma Guia de Transporte?
Sem prejuízo do disposto no Artigo 52.º do Código do IVA, deve-se arquivar as guias de transporte até ao final do 4º ano após a sua emissão.
Além disso, devem-se também arquivar os exemplares dos documentos de transporte destinados ao remetente e ao destinatário, assim como os que se destinem à inspeção tributária e que não tenham sido recolhidos pelos serviços competentes.
Quem Pode Emitir uma Guia de Transporte?
Os sujeitos passivos de IVA podem emitir uma guia de transporte nas Finanças, desde que sejam remetentes e detentores dos bens.
Em resumo, os sujeitos passivos de IVA são pessoas singulares ou coletivas cujas atividades económicas estejam relacionadas com produção, comércio ou prestação de serviços.
É possível que terceiros em nome do remetente possam proceder à emissão dos documentos de transporte na AT, incluindo as transportadoras, desde que tenham autorização para isso.
Para atribuir a autorização a terceiros, é preciso autenticar-se no Portal das Finanças, selecionar a opção “Gestão de Utilizadores” e, depois, “Comunicação de documentos de transporte”.
Quem Preenche a Guia de Transporte?
Dada a sua finalidade, quem deve preencher este documento é o expedidor, exceto a identificação do transportador, cuja descrição é da responsabilidade deste último. No caso de ser uma empresa transportadora com autorização a efetuar o transporte, então deverá ser esta a preencher o documento.
É Obrigatório Colocar Matrícula na Guia de Transporte?
Não é obrigatório colocar a matrícula na guia de transporte, porém pode constar neste documento.
Quais os Elementos Obrigatórios numa Guia de Transporte?
Este documento de transporte deve conter os seguintes elementos:
- Nome, morada fiscal e NIF dos remetentes dos bens;
- Nome e morada fiscal do destinatário ou adquirente dos bens;
- NIF do destinatário dos bens (no caso de ser um sujeito passivo de IVA). Se não for, este elemento não é obrigatório;
- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades transportadas;
- Local de carga e local de descarga;
- Data de início do transporte;
- Hora de início do transporte.
É Possível Anular Guias de Transporte?
Sim, desde que o transporte ainda não tenha iniciado. Pode anular a guia de transporte diretamente no sistema utilizado para emitir o documento, como o Portal das Finanças ou software certificado.
Qual o Valor da Coima por Falta de Guia de Transporte?
A multa por transportar mercadorias sem guia de transporte válida pode variar entre os 150 e os 7.500 euros, dependendo da situação.
A responsabilidade recai sobre quem envia ou transporta os bens, podendo a multa aplicar-se apenas ao transportador na ausência de remetente identificado.
A multa ocorre quando a guia:
- Não é comunicada à AT;
- Não é emitida em formato legal (eletrónico, informático ou papel);
- Não inclui o código de identificação da AT;
- Não menciona se o destinatário é sujeito passivo.
As multas variam entre:
- 150 e 3.750 euros para pessoas singulares;
- 300 e 7.500 para para empresas.
Além disso, há risco de apreensão do veículo e bens, sendo possível reduzir a multa para metade se for regularizada em 15 dias.
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